企业间的竞争，是产品的竞争，更是企业管理水平之间的竞争。产品的竞争是有形可量化的，企业间管理竞争则是无形并难以量化。正是如此，管理制度的执行与落地也成为企业管理者费心尽力的重要工作之一。在国内精细化工领域颇有建设的南京威尔化工有限公司(以下简称南京威尔化工)可以说是深有体会。 南京威尔化工源自金陵石化的民营企业，于2000年改制成立，在醚类和酯类合成技术方面世界领先，在医药辅料、原料药中间体、合成润滑基础油、特种聚醚和特殊表面活性剂领域在国内处于领先地位。由于企业领导以技术出身为主，企业高层更看重技术带动企业的发展。 正是协同的引入，让企业原本不强的管理思想得到加强，让原有管理制度得到切实执行，也让领导看到了协同的价值。南京威尔化工信息化主管、协同项目负责人俞清对协同深有感触。 偶然引入带来管理实效 南京威尔化工引入致远协同软件，可以说是偶然。2007年7月，威尔化工准备引入ERP来提升企业业务管理水平。在选型阶段，为了加强企业内部协调与沟通，威尔化工才一并引进了协同OA和ERP两套软件。 2007年11月，威尔化工开始实施致远协同软件，并于转年4月正式上线。在1年多使用中，功能最简单的基础版让威尔化工感觉到了协同系统的实用简单，并考虑进一步深化应用。经过产品功能、软件稳定性、厂商服务能力等多方面评估之后，2009年南京威尔化工决定将使用中的致远A6基础版升级到企业版，增加并发数，并将企业内部管理制度以表单形式落地到实际管理中。 人是有惰性的，成为习惯的工作方式有时候很难改掉。尤其是在致远A6协同表单实施推广过程中，要求流程固定，模版固定，这就给已经习惯较为松散管理模式的人员带来不小冲击。一位员工的改变映衬了威尔化工推广的成功。 在致远A6表单实施期间，威尔化工一位员工A开始并不乐意使用协同。他曾振振有词说：手写不一样吗，还能增加同事之间的沟通和交流。当他某天需要完成一个多部门协作的文件时，A用纸质文档完成了第一个节点，并送往其他部门进行流转。正好此时A外出培训学习，一周后回来发现文件还在第二个节点压着，他相当气愤，就去质问第二个节点的员工B。 B恰好正在和俞清商讨致远A6的技术问题，B不知是为了推卸责任还是真的才收到，说：你们部门才给我啊，再说不是协同OA有表单吗?你要是发OA，谁的责任不就一清二楚了?A无言却觉得是俞清给他找茬。 过了几天，A找到俞清：听说OA蛮智能的，我需要几个统计数据，你看能否找到。A所需的统计以往很难得出准确答案，因为原有不规律统计本来就相当繁琐，但俞清利用A6的归档统计从容应对，逐一解决。正当得意之时，却出现一个统计出错。俞清仔细研究后发现，出错原因是差A的那张纸质文件中数据，加上之后依旧完全正确。A再次无言 从那以后，A彻底为致远A6协同所折服，OA无用论在也没有被提及。A也因年终小结中充分利用OA带给他个人进步和工作进步的小结得了一份最佳总结奖。 2010年2月，南京威尔化工的企业版正式上线，给企业在内部协调、沟通管理上提供了新的驱动力与润滑剂。 企业内部衔接更流畅 众所周知，汽车变速箱需要靠各档位齿轮的啮合才能把发动机动力以最适宜的扭矩和转速输出，汽车也才能够以平稳的状态运行。企业管理同样如此，需要内部各部门有效地配合与衔接，才能实现高效地运作。而A6协同在企业内部管理起到的作用，正如同变速箱中的机油，让整个系统运转更加流畅，减少了摩擦与损耗。 威尔化工的生产以产定合同、以销定产居多，一些特殊产品会采用采取少量生产的方式。因此，退货的情况也比较普遍，而退货原因则多种多样：如包装损坏或者生产部门在生产过程的瑕疵，而质检部门没有发现因此，威尔化工的退货流程往往是牵涉多个部门。 以前这个退货流转时间特别长，效率也比较低。经常是客户催我们的销售，销售再催其他部门。而其他部门之间你推我、我推你。今天转到那边，明天转到这边，结果转来转去效率很低。客户就觉得我一个产品因为你不合格，最后我让你查原因，你半个月、一个月都查不出来究竟是什么情况?这也影响了我们公司的形象。俞清这样描述当时情况。 因为这种相互推诿，当时南京威尔化工处理一个退货申请，通常需要半个月，最长甚至超过了一个半月。 利用致远A6协同表单制作的退货处置表则极大地改善了流程的处理效率。首先是各部门处理更加积极了。因为每个节点收到协同、处理协同都有明确时间标示，消灭了部门推脱借口，而且流程节点上的各部门不好意思在本节点长时间拖压。这在无形之中加快了流程的执行效率。 其次，各部门信息对称更加容易了。退货处置表涉及到质量管理部、技术部、生产部、销售部等多个部门。由于部门条块分割，部门之间缺乏互动与反馈，往往退货处置表最后不会回到发起人手中。如果发起人想了解具体退货原因，就需要一个部门、一个部门去沟通;如果是中间某一节点人员想知道后续意见，同样需要自己去追问。这势必影响内部执行的效率。 利用致远A6协同的退货处置表表单，在申请发起到各节点流转完毕的过程中，只要处理过该申请的节点，都可以随时查看申请的具体进度和其他部门的反馈，只要表单被某一节点处理完毕，就自动知会已处理该协同的各节点，并自动通知下一结点进行处理。在此过程中，各部门可随时可以查询各节点的处理方法、处理意见和态度，不再需要分别询问，并可随时就关心问题在表单上发表意见，增强内部互动，实现了企业内部信息对称。 再次，加强了统计归档能力。由于客户退货原因多样，以往进行分析会很费力，需要把单据整理出来，一张张地去分析原因。同时，纸质文档易遗漏、丢失，不便查询，这也给统计分析工作带来了阻碍。因此，即使以年度为单位来进行统计分析，仍需要花费4~5天来进行统计，低效率减慢了威尔化工的对客户的响应速度。 致远A6协同的表单归档与查询，让纸质表单的各种问题一扫而光。自动归档让各种表单不再有丢失之虞，而且统计功能也让现在的年度分析半天即可完成，大大提高了工作效率。 通过退货处理表单的使用，现在退货处理在一周内即可处理完毕，不仅效率提高了3倍，客户对威尔化工的满意度也大大提高。 回顾致远A6协同企业版上线一年多来的使用成效，俞清最大的感慨是通过A6运行的管理制度执行效率明显比比依然通过纸质文件执行的效率要高很多。更重要的是，致远A6协同在潜移默化中提高了企业的管理水平。以往不按照制度处理、看人情面子来安排处理事情的优先级等现象屡有发生，而随着协同OA系统的深入人心，现在很多工作，人们第一反应就是发协同，大家觉得协同发出来之后就是按章办事。我收到这个协同，我处理了，现在处理工作是看事不看人，执行效力也大大提高，企业内部管理制度的落地也得到了切实执行俞清描述道。
